Messevorbereitung und -einladung

Die Teilnahme an Messen ist für jedes Unternehmen eine strategische Entscheidung. Deshalb müssen Messen gezielt und präzise geplant werden. Erfahrungsgemäß werden bis zu 60 Prozent des Erfolgspotenzials verschwendet, insbesondere in der Vorbereitungsphase. Die Hauptgründe dafür sind: unklare Messeziele und unzureichende Vorbereitung.

Klare Ziele geben jedem Messeauftritt eine Richtung - sowohl für die Mitarbeiter als auch für den Umgang mit den Messebesuchern. Der Messestand kann auf der Grundlage definierter Ziele geplant und gestaltet werden. Ausgestattet mit den entsprechenden Informationen kann das Standpersonal Gespräche mit den Standbesuchern führen. Nur so können die gewünschten neuen oder intensivierten Kontakte geknüpft werden.

Nach vielen Studien und Umfragen sind Messen neben dem persönlichen Verkauf das beste Marketinginstrument, um fast alle Verkaufsziele zu erreichen. Allerdings haben die meisten Unternehmen in allen Phasen der Messebeteiligung noch enormes Optimierungspotenzial. In dieser Blog-Reihe wird beschrieben, wie diese verschwenderischen Potenziale genutzt werden können.

Frühzeitig mit der Planung beginnen

Die Aufbereitung der Inhalte einer Messe beginnt immer mit dem Versand der Anmeldung zur Teilnahme an der Messe. Diese Maßnahme ist oft bereits 12 Monate vor Beginn der eigentlichen Veranstaltung fällig. Entscheidend sind dann die Auswahl der anzusprechenden Zielgruppe und die Budgetplanung. Im nächsten Schritt werden die Exponate ausgewählt und die Werbe- und PR-Maßnahmen umgesetzt. Es folgt die Konzeption des Messestandes. Den Abschluss dieser Phase bildet die rechtzeitige Anmeldung auf der Messe. Oft ist die Messe noch weit weg, aber bald stehen die Termine bevor. Um Zeitdruck zu vermeiden, sollte ein detaillierter Zeitplan für die Vorbereitungsphase erstellt werden.

Erfolgsfaktor Messeveranstalter

Der Messeveranstalter versteht sich in der Regel als Partner seiner ausstellenden Teilnehmer. Denn der Erfolg der Unternehmen ist auch der Erfolg der Organisatoren. Zu diesem Zweck bietet der Messeveranstalter eine ganze Fülle von Dienstleistungen an. Dazu gehört unter anderem:

• Standberatung: Individuelle Beratung für die optimale Standfläche
• Standbau-Services: Attraktive Fertigmessestände, Auswahl an Standbauunternehmen
• Technische Dienstleistungen: Strom, Wasser, Telefon, SAT, TV, ISDN, LAN, Standreinigung
• Logistische Dienstleistungen: Spedition, Parken, Gabelstapler, Gabelstapler
• Personaldienstleistungen: Hostessen
• Allgemeine Dienste: Diebstahl, Hygienemeldungen, Feuerversicherung
• Niedrige Hotelpreise: Auswahl an preiswerten Hotels
• Vertriebsunterstützende Dienstleistungen mit Daten und Fakten zur Messe: Besucherstatistik, Rahmenprogramm
• Kostenlose Werbeleistungen: Messeaufkleber, Broschüren, Poster, Eintrittsgutscheine
• Bezahlte Werbeleistungen: Ermäßigte Eintrittskarten, Werbeflächen auf dem Messegelände, Katalog

Einladung eigener Kunden und Kundenpotenziale

Verlassen Sie sich nicht nur auf den Veranstalter, um sicherzustellen, dass alle Kunden eingeladen sind. Er wirbt für die Veranstaltung. Allerdings müssen Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Zielgruppe auf Ihre eigene Teilnahme und Highlights lenken. Schließlich wollen Sie so viele Kunden und Neukunden wie möglich an Ihrem Stand begrüßen.

Verlassen Sie sich nicht auf den unzuverlässigen „Mitarbeiter Zufall“. Wer glaubt, bei so vielen Besuchern werden schon genug auf dem eigenen Stand erscheinen hat schon verloren. In der Regel planen Messebesucher ihren Besuch sorgfältig, da auch ihnen nur wenig Zeit zur Verfügung steht. Hierbei greifen sie auf Einladungen und eigene Recherchen zurück. Wer Sie nicht kennt, kann nur zufällig vorbeikommen und ob er dann Ihre Botschaft versteht oder noch genügend Zeit für ein Gespräch hat, ist nicht gesichert.

Die Werbemittel des Veranstalters können Ihnen helfen, zusätzliche Anreize für Besucher zu schaffen und damit Kunden anzusprechen, die allein wegen Ihrer Teilnahme nicht kommen würden.

Die erwarteten Synergien können nur erreicht werden, wenn alle Teilnehmer teilnehmen und sich für die Messe anmelden.

Evtl. bietet der Veranstalter auch die Möglichkeit für eine kleine Standparty nach Messeschluss oder Sie veranstalten eine Happy Hour 1 Stunde vor Messeschluss. So steigen die Chancen, dass ein Besuch bei Ihnen fest eingeplant wird.

Miniposter eignen sich sehr gut für die Platzierung in der Eingangshalle des Unternehmens oder an anderen hoch frequentierten Orten.