Was ist der effizienteste Weg, um Ihr Unternehmen auf einer Messe zu präsentieren? Diese Frage stellen sich viele Unternehmen, wenn sie mit einem Messeauftritt flirten. Ein Messeauftritt kostet Zeit und Geld, deshalb sollten Sie sich gut vorbereiten. Hohe Standgebühren, Personalkosten und verschiedene Werbemittel sind nur einige der Punkte, die refinanziert werden müssen. Es gibt einige Punkte, die Sie beachten sollten, um Ihre Präsentation zu einem Erfolg zu machen und die gewünschte Wirkung zu erzielen.

Frühzeitige Planung spart viel Zeit und Geld

Es ist wichtig, ein klares Ziel zu definieren: Wen möchte ich erreichen und wie? Ein gutes Konzept mit durchdachten Strukturen hilft, Ihre Pläne effektiv umzusetzen. Ein einheitlicher, harmonischer und professioneller Auftritt des Messestandes ist die Voraussetzung für den Erfolg. Nicht selten ist der visuelle Eindruck entscheidend, um die Aufmerksamkeit der Messebesucher zu wecken.

Wenn Sie einen Messeauftritt planen, kommen Sie in der Regel nicht umhin, die Dienste anderer Anbieter in Anspruch zu nehmen. Unternehmen, die in diesem Bereich tätig sind, wissen genau, welcher Druck entsteht, wenn dies oder das in letzter Minute geregelt werden muss. Wenn Sie zu spät buchen, müssen Sie mit hohen Zuschlägen

rechnen. Eine umfassende Planung in allen Bereichen spart hohe und unkalkulierte Kosten, die einen Messeauftritt in eine finanzielle Katastrophe verwandeln können.

Um die Finanzen unter Kontrolle zu halten, ist daher eine genaue Budgetplanung unerlässlich. Daher sollte jeder Artikel so genau wie möglich berechnet werden. Zu den neben der leicht zu unterschätzenden Standmiete anfallenden Kosten gehören unter anderem notwendige Kosten für Standbau, Messepersonal, Übernachtungen, Flüge, Verpflegungskosten und temporäre Anschlüsse für Strom und Telekommunikation etc. Auf die Frage, welche Kostenpositionen in die Budgetplanung einbezogen werden müssen, bietet der Messe-Nutzen-Check des AUMA unter https://www.auma.de/Documents/fuer-aussteller/auma-checkliste-messekosten.pdf eine gute Unterstützung.

Die fünf größten Fehler in der Budgetplanung

Wenn Sie bei der Budgetplanung nicht alle Kosten berücksichtigen, geraten Sie schnell in die Kostenfalle. Hier ist ein Überblick darüber, worauf Sie achten sollten:

1. Vermeidung von Last-Minute-Zuschlägen auf Messen

Je früher Sie ein komplettes Messekonzept in der Tasche haben, desto besser. Es ist besser, eine gute Planung für ein halbes Jahr in der Schublade zu lassen, als sie in wenigen Tagen und Wochen unter Zeitdruck realisieren zu müssen und damit teure Zuschläge für Dienstleister zu akzeptieren.

2. Vermeiden Sie verspätete Buchungen und nicht kalkulierte Posten

Es ist ratsam, bis ins letzte Detail zu planen und Mietflächen, Personal, Transport, Logistik, Übernachtungen und Mahlzeiten frühzeitig zu buchen, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden, die tiefe Löcher in Ihr Budget reißen können.

3. Weniger ist mehr

Anstatt zu versuchen, die Konkurrenz mit kostenintensiven Gimmicks zu übertreffen, sollte man sich eher auf einen seriösen und angemessenen Messeauftritt verlassen. Kunden reagieren oft sensibel auf zu viele Glocken und Pfeifen. Weniger ist oft mehr, aber das hängt von der Zielgruppe ab.

4. Vergleiche können die Kosten senken

Standbau, Logistik, Transport, Marketingequipment, PR-Konzepte etc. sind schwer kalkulierbare Kosten, wenn die Planung nicht rechtzeitig erfolgt. Hier hilft ein umfassender Vergleich der verschiedenen Anbieter, die ihre Dienste anbieten. Eventuell auch eine Ausschreibung (siehe auch www.vivafair.com das Ausschreibungsportal). Ein eigener Projektleiter im Team kann hier wertvolle Leistungen erbringen und die Kosten deutlich senken.

5. Kostenfalle Regelwerke der Messeveranstalter

Vor allem auf internationalen Messen steckt der Teufel im Detail. Vertragsklauseln sind oft an die Übernahme von Dienstleistungen durch den Messebetreiber gebunden. So dürfen beispielsweise bestimmte Arbeiten nur von ausgewählten Unternehmen ausgeführt werden und selbst die Verpflegung kann verboten sein oder sogar zu Bußgeldern führen. Es ist daher ratsam, diese Kosten im Vorfeld zu überprüfen und die Messeplanung entsprechend anzupassen.

6. Mobile Elemente helfen Geld zu sparen

Die Vorteile von wiederverwendbaren Messekomponenten liegen auf der Hand: Die Geräte können auf mehreren Messen immer wieder eingesetzt werden. Einer der Vorteile ist ein gewisser Wiedererkennungswert für Bestandskunden. Eine stimmige Corporate Identity kann sich auch in den Elementen für einen Messeauftritt widerspiegeln. Bei der Planung einer Kampagne sollten Sie bewusst bestimmte Strukturen pflegen. Natürlich können auch Elemente wie Pop-Up-Faltdisplays, Messetheken, Messe- und Eventmöbel, Roll-Up-Displays und aufblasbare Messewände immer wieder neugestaltet und angeordnet werden und somit ein neues Bild mit hohem Wiedererkennungswert erzeugen.